2018.3.29

#09

煮え煮え会議にしないコツ

書類整理をしていたら、デザインアワード奈良GALA のかなり初期段階の企画資料が出てきたので少し読み返してみました。

デザインもプロジェクトも多くの人が関係すると、色々な調整がとても大変になります。特にデザインという仕事は、基本的に今までにないものを作っていくことになるので、打合せや会議が煮詰まってしまうことがよくあります。

奈良GALAでも企画段階で少し煮詰まりそうになりました。その時に試した方法を紹介したいと思います。

2017年末、奈良デザイン協会の会議にて、発案がbiotope代表の長光さん ・主な企画運営が株式会社epo・主催は奈良デザイン協会 で、「奈良で、広告デザインのアワードイベントをやる」ことが決定しました。

この時点では「やる」ことが決まっただけですが、その瞬間からどんどん決めるべきことが出てきます。それまでも考えてなかった訳ではないのですが、きっと「本気」になったから色々見えてくるんだと思います。

スケジュールは？応募条件は？予算は？ 何を決めなければいけないの？どれから手を付ければいいの？どこまで考えればいいの？

一人で考えられる量ではない、かと言ってこれらをいっぺんに複数人で議論すると、ものすごく煩雑で長くてダラダラな会議になるのは明白。

「タイトルどうしよう？」
「予算！予算を先に決めなきゃ」
「主催とか後援とか大きく表示しといて」
「作品の著作権とか…」
「展示会やりたいー表彰式はこんな会場でー」
「そういう細かいことは後で」

うーん、ありそう。話題が飛びまくりで優先順位も何もあったもんじゃありません。

…っは！そうだ！ゴッチャになって困るなら、分けて考えればいいんじゃない!?

まずは、決めるべき事を会議参加者全員で思いつく限り全部出し切ります。 「ブレインストーミング」ですね。

フセン紙１枚に１件ずつ、内容は置いといて「決めるべき事」のタイトルをどんどん書いてテーブルにペッタペッタ適当に貼っていきます。

この時点では優先度や重要度に関わらず、ポジティブな気分で思いつくまま出し合いましょう。発言への批判や却下は禁止です。

だいたい出たかなーと思ったら、次の段階へ行きましょう！

これは「ＫＪ法」の１種なのかな…。

大きな紙に、 優先度の目安の矢印を書きます。 （画像では「大」←→「こまい」と書いてますね。雑ですねー笑） ※ちなみにこの時の優先度は、企画に対しての重要度というより「早く決めなければいけない度」で順位付けしています。

そこに先ほど書き集めたフセンを、ここで初めて優先順位を意識しながら貼っていきます。何度も貼り直せるのがフセンのいいところ。

並べたり、数枚まとめて移動したり、「コレとコレは同じジャンルだよねー」となんとなーくグループ分けをしていると、自然と体系的に整理できてきます。フセンが重複していたらまとめ、逆に足りない項目があれば順次書き足します。

偏りが出ないように＆後で余白に色々書き込めるように、 スカスカに貼るのがコツです。ここまでくれば、あとすこし！

先ほど並べたフセンのひとつひとつについて、内容を考え始めます。

項目は多いですが、１枚の紙にマップ状に並べられているので話題が飛びにくいのがいい感じ。出てきた案を余白にどんどん書き込みます。

そして、できあがったのが下にあるマップです。

雑ですねー字が汚いですねー。まあそのくらいの方がラフな雰囲気で発言も出やすいからいいのです。

この時は筆者と現g-design石田さんと２人で、２時間弱で作れました。 あとはこの内容を順番に書類に落とし込めば、企画書の完成ー！です。

まとめると、複数人で、短時間で、たくさんの事を決めなければいけない時は、

①決めるべき事、②優先順位、③内容は、 明確に分けてそれぞれを順番に議論する。

アイディア出し～整理の段階ではフセンやカード等を活用して、 視覚的にも情報を整理できるようにする。

オススメの手法です。よりデザインに集中できる参考になれば嬉しいです。

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